Wypełnij formularz, a skontaktujemy się z Tobą, aby omówić, jak zarobić więcej na twojej nieruchomości.
W zarządzaniu najmem są sytuacje, których nie da się przewidzieć w żadnej umowie. Najemca może wzorowo płacić czynsz przez dwa lata, dbać o mieszkanie wyjątkowo starannie, w pełnym porozumieniu z właścicielem zakończyć umowę – a kilka tygodni po jego wyprowadzce nowi lokatorzy zaczynają znajdować w skrzynce wezwania od firm windykacyjnych.
Brzmi nieprawdopodobnie? A jednak. To realna sytuacja, która spotkała mieszkanie zarządzane przez nas na Bałutach w Łodzi. Ten wpis pokazuje, co konkretnie zrobiliśmy, żeby ochronić nowych najemców i właścicielkę przed niepotrzebnymi nerwami – oraz jakie wnioski wyciągnęliśmy z tej sytuacji dla naszych obecnych procedur.
To również historia o tym, jak ewoluowała nasza firma. Sytuacja z Bałut była jednym z momentów, które zmotywowały nas do wprowadzenia rozbudowanej weryfikacji najemców – dziś standardu w pakietach Gold i Platinum.
Mieszkanie na Bałutach było pod naszym zarządem od kilku lat. Najemczyni – młoda kobieta, która podpisała z nami umowę zanim wprowadziliśmy pełną procedurę weryfikacji w bazach BIK, KRD, BIG i Erif – mieszkała w nim dwa lata bez najmniejszego problemu.
Płaciła czynsz w terminie. Dbała o mieszkanie tak dobrze, że podczas jednej z wizyt kontrolnych właścicielka sama była pod wrażeniem stanu nieruchomości – czysto, schludnie, z drobnymi elementami dekoracyjnymi pokazującymi że ktoś naprawdę traktuje to mieszkanie jak swój dom. Idealny scenariusz najmu długoterminowego.
Po dwóch latach pojawiły się jednak pierwsze sygnały problemów finansowych. W Golden Square zawsze widzimy w najemcy człowieka – dlatego, w porozumieniu z właścicielką, zaproponowaliśmy polubowne rozwiązanie umowy. Najemczyni opuściła lokal w ustalonym terminie, bez długu, w pełnym porozumieniu z właścicielką.
Mieszkanie zostało odmalowane, przygotowane do nowego najmu, wynajęte w ciągu kilku dni parze sympatycznych młodych ludzi. Wszystko wskazywało na sukces.
Tydzień po wprowadzeniu się nowych najemców otrzymaliśmy od nich pierwszą wiadomość: w skrzynce pocztowej znaleźli kilka listów adresowanych do poprzedniej najemczyni. Standardowa sytuacja – listy „do poprzedniego lokatora” zdarzają się często, zazwyczaj przez kilka tygodni po zmianie. Poradziliśmy zwrócić listy nadawcom z adnotacją „adresat nie mieszka pod tym adresem” i zająć się kolejnymi sprawami.
Po kolejnym tygodniu sytuacja się zaostrzyła:
Okazało się, że poprzednia najemczyni miała szereg nieuregulowanych spraw finansowych, których firmy windykacyjne dochodziły z adresu, który widniał w ich systemach jako jej adres zamieszkania. Każda firma działała niezależnie. Każda miała inną sprawę. Każda była przekonana, że pod tym adresem mieszka osoba, której szuka.
Pojawiło się realne ryzyko, że nowi najemcy wypowiedzą umowę – i właścicielka znów zostanie z pustym mieszkaniem, mimo że wszystko po jej stronie zostało zrobione poprawnie.
Sprawy windykacyjne wymagają systemowego podejścia, nie pojedynczych telefonów. Każda firma musi otrzymać oficjalne potwierdzenie, że osoba szukana nie mieszka już pod tym adresem – i każda ma własną procedurę przyjmowania takich informacji.
Nasza procedura składała się z trzech elementów:
Na podstawie listów i naklejek zidentyfikowaliśmy kilkanaście firm, które prowadziły działania pod tym adresem. Każda osobno.
Do każdej firmy nasz prawnik wysłał oficjalne pismo zawierające:
To są pisma, które firmy windykacyjne traktują poważnie – pochodzą od pełnomocnika prawnego, mają moc dowodową i wskazują konsekwencje dalszych nieuzasadnionych działań.
Nowi lokatorzy dostali od nas jasną instrukcję: żadnych rozmów z windykatorami, żadnych telefonów, żadnych dyskusji. Każdą próbę kontaktu – mail, list, dzwonek do drzwi – mieli przekierowywać do nas. My byliśmy buforem między nimi a problemem.
To było kluczowe psychologicznie. Młodzi najemcy nie musieli tłumaczyć się obcym osobom, nie musieli się stresować. Wiedzieli, że ktoś się tym zajmuje za nich.
Po kilku tygodniach systematycznych działań:
Cała procedura zajęła kilka tygodni i została w całości obsłużona przez nas. Właścicielka dostała od nas tylko jeden mail z informacją: „Sprawa rozwiązana. Najemcy spokojni. Mieszkanie wynajmuje się dalej bez przerw.”
Cztery praktyczne wnioski z tego case study:
1. Problemy poprzednich najemców mogą wpływać na obecnych. Jeśli najemca miał nieuregulowane sprawy finansowe, mogą one „wracać” do mieszkania długo po jego wyprowadzce. To nie jest częste – ale się zdarza, i właściciel powinien wiedzieć, że istnieje taki scenariusz.
2. Weryfikacja przed wprowadzeniem to fundament. Sprawdzanie najemcy w bazach BIK, KRD, BIG i Erif przed podpisaniem umowy wyłapuje większość osób, u których ryzyko tego typu problemów jest podwyższone. Dziś to jest standardowy element pakietów Gold i Platinum w Golden Square. Sytuacja z Bałut była jednym z impulsów, które przyspieszyły wprowadzenie tej procedury we wszystkich umowach.
3. Firmy windykacyjne wymagają systemowego podejścia. Pojedyncze rozmowy nic nie dają – każda firma to inny system, inne procedury, inne podstawy prawne. Tylko oficjalne pisma od prawnika z pełną dokumentacją są skuteczne. To nie jest miejsce na szablony z internetu.
4. Najemcy oczekują ochrony, nie tylko mieszkania. Para z Bałut zostałaby w mieszkaniu nawet w trudnej sytuacji – ale tylko dlatego, że widzieli konkretne działania z naszej strony. Czuli się chronieni. Bez tego – mieszkanie stałoby puste, a właścicielka traciłaby pieniądze.
Zobaczmy, jak każdy z naszych pakietów pomaga w sytuacjach podobnych do tej z Bałut:
Wszystko z Silver, plus:
Wszystko z Gold, plus:
W przypadku z Bałut rola pakietu Gold była kluczowa: oficjalne pisma od prawnika do każdej z firm windykacyjnych, dokumentacja umowy najmu, formalne wsparcie nowych najemców. Bez tego cała procedura byłaby dłuższa i mniej skuteczna.
Ważne: pełna weryfikacja BIK/KRD/BIG/Erif (Gold i Platinum) wyłapuje większość osób, u których ryzyko tego typu problemów jest realne – jeszcze przed podpisaniem umowy. To jest najlepsza profilaktyka w tego typu sytuacjach.
Wynajem mieszkania to nie tylko mury i czynsz. To relacje, dokumenty, procedury, ludzie. W idealnym świecie wszystko działa płynnie – i w 95% przypadków tak właśnie jest. Ale w tych 5%, kiedy pojawia się problem, profesjonalna firma zarządzająca powinna być tarczą między klientem a kłopotem.
W przypadku z Bałut to oznaczało:
To jest definicja profesjonalnego zarządzania najmem: rezultat, bez angażowania klienta w trudne sytuacje.
Jeśli zarządzasz mieszkaniem samodzielnie i zastanawiasz się, czy aktualna procedura wystarczy w nieprzewidzianych sytuacjach – umów darmową konsultację. Pokażemy Ci, jak działają nasze pakiety w praktyce, jakie zabezpieczenia stosujemy, i ile to konkretnie kosztuje.
Jeśli chcesz porównać poziomy ochrony – sprawdź nasze pakiety zarządzania. Silver, Gold i Platinum różnią się zakresem weryfikacji najemców, ochrony prawnej i gwarancji finansowych – dostosowanymi do różnych potrzeb właścicieli.
Mieszkanie na Bałutach to jeden z setek przykładów. Każda nieruchomość pod naszą opieką ma swoją historię – czasem prostą, czasem skomplikowaną. Naszym zadaniem jest sprawić, żeby właściciel i najemcy zawsze mieli z naszej strony stabilne, profesjonalne wsparcie.
Autor: Monika Graczyk
Powyższy opis jest case study konkretnej sytuacji i nie stanowi porady prawnej. Każda sprawa związana z działaniami firm windykacyjnych pod adresem nieruchomości wymaga indywidualnej analizy stanu faktycznego, treści umów najmu oraz przepisów prawa o ochronie konsumentów i RODO. Przed podjęciem działań formalnych skonsultuj się z prawnikiem.
