Wypełnij formularz, a skontaktujemy się z Tobą, aby omówić, jak zarobić więcej na twojej nieruchomości.
W naszym portfolio większość klientów to właściciele jednego, dwóch, czasem trzech mieszkań. Ale są też inni – inwestorzy portfelowi, którzy mają kilkanaście lub kilkadziesiąt nieruchomości i potrzebują czegoś innego niż klasyczne zarządzanie najmem. Potrzebują pełnej pasywności: przekazania nieruchomości w nasze ręce, otrzymywania raportów, podejmowania strategicznych decyzji – i niczego więcej.
Ten wpis jest właśnie o takim kliencie. W 2024 roku przejęliśmy w zarządzanie portfel 20 mieszkań inwestycyjnych w centrum Łodzi, naprawiliśmy zaległe sprawy techniczne, doprowadziliśmy je do pełnej sprawności operacyjnej, a następnie sprzedaliśmy wszystkie 20 w ciągu roku – po cenach rynkowych przed nadchodzącym spowolnieniem. Klient nie był obecny przy jednym akcie notarialnym. Nie negocjował z jednym kupującym. Nie odbierał jednej kaucji.
To jest historia o tym, co konkretnie znaczy „Premium management” w praktyce – i jakie kompetencje musi mieć firma, żeby obsłużyć portfel tej skali bez angażowania właściciela.
W 2024 roku zgłosił się do nas inwestor z portfelem 20 mieszkań w centrum Łodzi. Wszystkie dwupokojowe, około 30 m² każde, świetnie wykończone i funkcjonalne – typowy produkt inwestycyjny z bardzo dobrze przemyślanym układem pod najem.
Profil klienta:
Inwestor z większym portfelem nieruchomości. Mieszkania były w zarządzaniu innej firmy zarządzającej najmem. Klient nie był zadowolony z poziomu komunikacji i obsługi. Plan: sprzedaż wszystkich 20 mieszkań w ciągu roku – z wykorzystaniem dobrego momentu na rynku. Wymóg: zero osobistego zaangażowania w żaden etap procesu.
Ostatni punkt był kluczowy. Klient miał własny biznes do prowadzenia. Sprzedaż 20 mieszkań – z negocjacjami, dokumentacją, aktami notarialnymi, koordynacją z najemcami – byłaby dla niego drugim etatem. A klienci tej skali nie kupują naszych usług, żeby pracować jeszcze więcej. Kupują je, żeby mieć czas i spokojną głowę.
Dogadaliśmy warunki, podpisaliśmy umowę i przygotowaliśmy pełnomocnictwo notarialne – dokument, który pozwolił nam reprezentować klienta we wszystkich sprawach związanych z mieszkaniami: od zarządzania, przez przejmowanie spraw od poprzedniego administratora, po podpisywanie aktów notarialnych przy sprzedaży.
To jest fundament tego case study: bez pełnomocnictwa nie da się obsłużyć portfela tej skali pasywnie. Z pełnomocnictwem – wszystko jest możliwe.
Pierwsza faza to przejmowanie 20 mieszkań od poprzedniej firmy zarządzającej. Co się z tym wiąże? Odzyskanie pełnej dokumentacji – umowy najmu, protokoły, regulaminy, dokumentacja techniczna. Przejęcie kaucji od poprzedniego administratora. Końcowe rozliczenia finansowe – czynsze, opłaty, zaległości, nadpłaty. Audyt każdego z 20 mieszkań – stan techniczny, obecny najemca, historia płatności, ewentualne sprawy otwarte.
Proces przejmowania zajął kilka miesięcy. To było pracochłonne, ale konieczne – bez pełnej dokumentacji i rozliczeń nie da się rzetelnie zarządzać. Po zakończeniu tej fazy mieliśmy pełen obraz każdego z 20 mieszkań – kim są najemcy, jakie są stawki, co wymaga uwagi, gdzie są ryzyka.
I tutaj zaczęła się faza druga – dla nas najbardziej intensywna.
W kilku mieszkaniach z portfela zidentyfikowaliśmy szkody zalewowe, które wymagały szybkiej interwencji. Popękane ściany, napęczniałe listwy przypodłogowe, ślady wilgoci – klasyczne symptomy zalania, które się rozwijały od dłuższego czasu.
Najemcy znali sytuację. Część zgłaszała problemy wcześniej. Część przyzwyczaiła się do stanu rzeczy i po prostu mieszkała dalej, akceptując niedoskonałość. Klient (właściciel) nie wiedział o tych zalaniach – przez co nie były zgłaszane do ubezpieczenia, a szkody narastały.
To była dla nas pierwsza priorytetowa rzecz po przejęciu portfela. Dlatego w pierwszych tygodniach przeprowadziliśmy pełny audyt techniczny każdego z 20 mieszkań osobiście, sporządziliśmy dokumentację fotograficzną wszystkich szkód, zgłosiliśmy szkody zalewowe do odpowiednich ubezpieczeń z pełną dokumentacją oraz skoordynowaliśmy odzyskanie środków na pokrycie remontów.
Część mieszkań wymagała generalnego remontu. To oznaczało przeniesienie najemców do innych mieszkań z portfela na czas prac – operacja logistyczna, która sama w sobie wymagała precyzyjnej koordynacji. Skontaktowaliśmy się z każdym najemcą osobiście, wyjaśniliśmy plan, zorganizowaliśmy przeprowadzkę. Po zakończeniu remontu – powrót.
Co ważne: wszystko z naszej inicjatywy, bez angażowania klienta poza akceptacją kosztów. Klient otrzymywał miesięczne raporty z postępami i informacje o zatwierdzonych wydatkach. Decyzje strategiczne podejmował on – operacyjne wszystkie my.
Po zakończeniu tej fazy mieliśmy 20 mieszkań w pełnej sprawności technicznej, z aktualną dokumentacją, z zadowolonymi najemcami (po raz pierwszy od dawna ktoś realnie się zajmował ich problemami) – gotowych do następnego etapu, sprzedaży.
Sprzedaż mieszkania jest skomplikowana. Sprzedaż 20 mieszkań jednocześnie – to wyzwanie zupełnie innej skali. Każde mieszkanie ma własnego najemcę z umową, wymaga zdjęć, opisu i ceny, generuje pytania od kupujących, wymaga koordynacji oględzin i kończy się aktem notarialnym.
Naszym podejściem było: profesjonalne sesje fotograficzne – każde mieszkanie sfotografowane z zachowaniem prywatności obecnych najemców; strategiczne pozycjonowanie cenowe – ceny dostosowane do segmentu (niektóre dla inwestorów, niektóre pod osoby prywatne); koordynacja oględzin z najemcami, zachowując ich komfort; marketing zróżnicowany – różne kanały dla różnych typów kupujących.
Dodatkowym wyzwaniem był fakt, że miejsc parkingowych w budynku było mniej niż mieszkań. Każdy kupujący chciał miejsce postojowe. Dzięki dobremu zarządzaniu kolejnością ofert i negocjacjami udało się przypisać miejsca tak, żeby maksymalnie zwiększyć wartość portfela jako całości.
Sprzedaż 20 mieszkań nie odbywa się „wszystkie naraz”. To proces rozłożony w czasie, w którym każda transakcja jest osobnym projektem: negocjacje z kupującym (cena, warunki, terminy), sprawdzenie zdolności kupującego (finansowanie, czas realizacji), przygotowanie dokumentacji (operat, zaświadczenia, dokumenty z administracji), koordynacja z najemcą (komunikacja, aktualizacja umowy lub jej zakończenie), akt notarialny z naszą obecnością na podstawie pełnomocnictwa oraz przekazanie mieszkania (protokoły, klucze, instrukcje).
Z 20 mieszkań część kupili inwestorzy – i te mieszkania dalej są w naszym zarządzaniu. Część kupiły osoby prywatne – na potrzeby własne lub jako pierwszą inwestycję.
Wszystkie 20 mieszkań sprzedanych w ciągu roku. Średnia cena: 11-12 tysięcy zł/m². To było realizowane w idealnym momencie rynkowym – tuż przed spowolnieniem na rynku nieruchomości.
Mieszkania w portfelu: 20.
Średnia cena sprzedaży: 11-12 tys. zł/m².
Czas całego procesu: ok. 12 miesięcy.
Zalania zgłoszone do ubezpieczenia: środki odzyskane.
Aktów notarialnych podpisanych przez klienta: 0.
Negocjacji prowadzonych przez klienta: 0.
Mieszkań nadal w naszym zarządzaniu: wszystkie kupione przez inwestorów.
Najważniejsza liczba w tym zestawieniu to 0 w trzech ostatnich kategoriach. Klient nie był obecny na żadnym akcie notarialnym. Nie prowadził żadnej negocjacji. Nie zarządzał operacyjnie żadnym z 20 mieszkań przez cały rok.
To jest definicja Premium-managementu: rezultat finansowy, bez angażowania klienta.
Jeśli jesteś inwestorem z większym portfelem nieruchomości – lub planujesz nim być – oto pięć wniosków z tego case study.
1. Pełnomocnictwo notarialne to fundament Premium-managementu. Bez niego nie da się obsłużyć portfela pasywnie. Jeden dokument u notariusza umożliwia firmie zarządzającej działanie w Twoim imieniu we wszystkich sprawach – od umów najmu po sprzedaż. To kilkaset złotych jednorazowo, które otwiera całkowicie inne możliwości.
2. Audyt techniczny przy przejmowaniu portfela jest kluczowy. Mieszkania, które wyglądają na „działające”, często mają zaległości techniczne, o których nikt głośno nie mówi. Profesjonalne przejęcie zawiera fizyczny audyt każdego mieszkania, dokumentację stanu, identyfikację problemów i plan naprawczy. To godziny pracy dla zarządcy – ale tygodnie odzyskanego dochodu dla właściciela.
3. Sprzedaż portfela wymaga strategii, nie pojedynczych ogłoszeń. Wystawienie 20 mieszkań na portalach to nie strategia – to chaos. Profesjonalna sprzedaż portfela to segmentacja kupujących, pozycjonowanie cenowe, koordynacja w czasie, negocjacje pakietowe. Bez tego sprzedaje się długo, drogo i bez zysku.
4. Najemcy są częścią równania. Sprzedaż mieszkania, w którym mieszka najemca, wymaga jego komfortu – inaczej nie zgodzi się na oględziny, opóźni proces, w skrajnych przypadkach zniechęci kupujących. Profesjonalna obsługa zawiera komunikację z najemcami, ich edukację i ochronę ich praw – bo zadowolony najemca to sprzedawalne mieszkanie.
5. Zaufanie buduje się dokumentami i raportami, nie obietnicami. Klient z 20 mieszkaniami nie pyta „czy jesteś profesjonalny” – on patrzy na strukturę Twojego procesu, jakość raportów, odpowiedzi na trudne pytania, gotowość do podpisania umowy z odpowiedzialnością. To, czego nie da się obiecać – można pokazać w działaniu.
Klient z portfelem wielkości 20 mieszkań wymaga najwyższego poziomu obsługi – i właśnie dlatego nasz pakiet Platinum jest dedykowany takim sytuacjom. Zobaczmy, jak każdy z naszych pakietów odpowiada na różne potrzeby.
Pakiet Silver (12%): weryfikacja najemcy przed wprowadzeniem, monitoring płatności i podstawowe zarządzanie, OC najemcy w cenie. Dla właścicieli pojedynczych mieszkań, którzy chcą podstawowej ochrony.
Pakiet Gold (15%): wszystko z Silver, plus pełna weryfikacja w BIK, KRD, BIG i Erif, oficjalne pisma od prawnika w sprawach windykacyjnych i technicznych, obsługa prawna w sprawach o zapłatę do 3 000 zł/rok wliczone. Dla właścicieli, którzy chcą wyższego poziomu ochrony prawnej i marketingowej.
Pakiet Platinum (20%) – dla klientów portfelowych: wszystko z Gold, plus gwarancja czynszu (czynsz wypłacany właścicielowi nawet, gdy najemca nie płaci), rekompensata szkód do 10x czynszu, pełna obsługa prawna – postępowania sądowe i komornicze do 10 000 zł/rok wliczone, pełnomocnictwa notarialne dla pełnego Premium-managementu (sprzedaż, akty notarialne, kompleksowe transakcje).
W przypadku tego case study rola pakietu Platinum była kluczowa: pełnomocnictwo notarialne, pełna obsługa prawna szkód i sprzedaży, koordynacja całego procesu bez angażowania klienta. Bez tego – sprzedaż 20 mieszkań w 12 miesięcy nie byłaby możliwa.
Pełne porównanie znajdziesz w sekcji pakiety zarządzania najmem.
Niektórzy klienci są zaskoczeni, kiedy słyszą o naszym pakiecie Platinum. „20%? To dużo.” Tak – dopóki nie liczymy alternatywnych kosztów. Klient z 20 mieszkaniami, który sam zarządza nimi, sam je sprzedaje, sam negocjuje, sam podpisuje akty notarialne, traci miesięcznie kilkadziesiąt godzin swojego czasu. Plus stres. Plus błędy. Plus brakujące rzeczy w dokumentacji, które wracają miesiącami później.
Pakiet Platinum to nie jest tylko wyższa stawka. To inny model współpracy. Pełna pasywność, pełnomocnictwa, pełna ochrona prawna, gwarancja czynszu – to wszystko składa się na produkt, który dla pewnego typu klienta jest jedynym sensownym wyborem.
Klient z naszego case study na pytanie po roku odpowiedział krótko: „Ja nie wiedziałbym jak to zrobić sam. To nie jest praca dla właściciela – to praca dla zawodowca.”
Jeśli zarządzasz większym portfelem nieruchomości – kilkoma lub kilkudziesięcioma mieszkaniami – i czujesz, że to zaczyna być Twoim drugim etatem zamiast pasywną inwestycją, umów bezpłatną konsultację dla klientów portfelowych. Pokażemy Ci, jak działa nasz pakiet Platinum w praktyce, jakie dokumenty są potrzebne i co konkretnie robimy w przypadku Twojego portfela.
Jeśli chcesz porównać poziomy ochrony – sprawdź nasze pakiety zarządzania. Silver, Gold i Platinum różnią się zakresem obsługi, ochrony prawnej i poziomem pasywności – dostosowanymi do różnych skal portfeli.
Mieszkania z naszego case study to jeden z setek przykładów. Każdy klient pod naszą opieką ma swój zakres potrzeb – od jednego mieszkania na wynajem długoterminowy po portfele wymagające pełnej Premium-obsługi z pełnomocnictwami notarialnymi.
Autor: Konrad Kopczyński
Powyższy opis jest case study konkretnej sytuacji i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani inwestycyjnej. Przejmowanie portfela nieruchomości od innej firmy zarządzającej, sprzedaż wielu mieszkań i działanie na podstawie pełnomocnictwa notarialnego wymaga indywidualnej analizy stanu faktycznego, dokumentacji oraz przepisów prawa. Wszelkie kroki formalne (pełnomocnictwa, akty notarialne, umowy) powinny być konsultowane z prawnikiem i notariuszem właściwym dla danej transakcji.
